הפקת אירוע עסקי היא מאורע חשוב עבור יזמיו. כמו שכבר ציינתי בעבר, יש להבחין בין אירועים פרטיים לבין אירועים שמכוונים לחברות. לא שמורכבות העשייה שונה. אירוע פרטי יהיה חד פעמי על פי רוב. אירועי חברה, הם בדרך כלל חלק ממסורת, ה”רפיטטיביות” שהם מייצגים נועדה לייצר גאוות יחידה ואולי אפילו חלק מהמיתולוגיה של החברה. מפיקי חתונה יודעים ש’ההצטיינות’ נועדה ל’מצב’ את לקוחותיו. אם יצליחו, יקראו לדגל באירועים דומים שתחגוג המשפחה המורחבת, שכוללת חברים, בני חוג החברים והמעמד. בעוד שאירוע פרטי הוא בדרך כלל הפגנת עוצמה מעמדית, אירוע חברה שואף להבליט ערכים ומצוינות, לא שהאירוע ייעדר עצמה, אלא שזו תשרת משהו מעבר, משהו גדול יותר כמו מותג ודגל.
פרמטרים לבחירת חברה להפקת אירועים
מכאן ברור לבוחר היקר שהכלים שייחדו את החברה שיבחר צריכים לתאום את שאיפותיו, להלן כמה מבחנים:
- ניסיון – יש לוודא שהחברה שתבחרו בעלת ניסיון, שהרי האירוע הוא “מעשה מרכבה”. תהליך הפקת אירועים לחברות הוא “מירוץ אל תאריך היעד” כאשר תזמון המרכיבים הכרחי. היכולת לתרגם משימה לזמן ולהתאים את ה’סוסים’ במרוץ לאורכה, הוא פרי ניסיון, קרי מספר הפעמים בהם התנסו המפיקים.
- חדשנות – ניסיון עשוי להתפרש כחזרה על אותם מרכיבים, אבל זה בדיוק ההפך. היכולת לחדש ולהביא את העדכני, במקום ה’משומש’ היא בסיס להצלחה. זה נכון לתחרות בשוק האירועים הפרטיים ומתחזק במוסדיים, בהם שנה אחרי שנה נבחנת יכולת החדשנות של היזמים, משאבי אנוש, הנהלה ושיווק, מתורגמת לאירוע שתפיק חברת ההפקה שיבחרו.
- יצירתיות – אם החדשנות היא היכולת לחדש בבחירות הכלים המרכזיים כמו מקום, קונספט אירוח, אמנים וטכנולוגיות. היצירתיות היא הכישרון לארגן את משאלות היזם בקונספט יצירתי. חברת ההפקה שתבחר חייבת להיות כזו שהצטיינה תזמור המרכיבים באופן חד פעמי וכזה שמשרת את מה שהיזמים מבקשים לשדר. לא בכדי מגייסת החברה במאי, שתפקידו דומה לתפקיד המנצח בתזמורת גדולה.
- תקציב – עד עכשיו דברנו בעיקר על הצדדים ה’אמנותיים’ ארגוניים. לניהול תקציב בידי חברת ההפקה, תפקיד חשוב בהצלחת האירוע, תשאלו ותחקרו בנבכי הניסיון.
- יחסי אנוש – תהליך הפקה יכול להיות חוויה נפלאה ליזם, להפקה ולשותפים בקרב המשפחות באירועים פרטיים, או אנשי החברה במקרים המוסדיים. הם יכולים להפוך לסיוט, כשחברת ההפקה מאבדת את מצפן השרות. אם עולה בתחקיר שלכם, שלפעמים חברת ההפקה מאבדת את ההבנה החשובה של מטרת האירוע ובעיקר למי הוא נועד, החליפו את החברה.
- תיעוד – כמעט כל הכתוב מוקרן בתיעוד האירוע. חפשו שם ותוכלו להבחין בניצוצות היצירתיות. בקלות תבחינו בחדשנות באה לידי ביטוי. יתכן שתוכלו אפילו לבחון את החשיבות שמעניקה חברת ההפקה למקומו של הלקוח, אל מול הרצון של חברת ההפקה לבלוט.
- יציבות – נתון זה אולי מלמד הכי הרבה על היכולת של החברה להתפתח עם השנים, להישאר חדשנית ולשמור על רף שירות לקוחות ולא פחות חשוב שביעות רצון הלקוחות. חברות ותיקות ששורדות שינויים ומשברים בשוק, מחדדות את ה DNA שלהן ויש להן טרייד מארק.
זכרו תמיד, “המירוץ להצלחת האירוע” הוא מירוץ יד ביד!
