מאמר זה נועד עבור מארגני כנסים מקצועיים שהתנסו עכשיו, עם חזרתנו ממגבלות המגפה, בארגון כנסים מקצועיים. אנחנו חווים תופעה שחורגת מארגון כנס. אנחנו שותפים לחוויה אנושית רגשית שרובנו לא מכיר. צמצום החוויה האנושית חברתית המוכרת למשכי זמן ארוכים, מוכרת בעתות מלחמה. אנשים שהשתחררו ממצור, או חיילים שהיו במעוזי התעלה במשך חודשים. מעברים ממצב אחד לשני במהירות רבה גורמים לתזזיתיות וסף הדרישות של לקוחותינו מאופיין בדחיפות ובסף רגשי חווייתי גבוה.
לכן קבלו הטיפים מתוך רצון להקל עליכם:
💡 דעו את הלקוחות
הלקוחות שלכם יוזמים כנס מקצועי, המכנה המשותף לכולם הוא תחום העיסוק. היזם שלכם עומד למבחן בקרב חבריו.
💡 למדו את הכנס
לרוב יש לכנס מקצועי שתארגנו עבר – חיקרו את העבר בכל מקרה, גם אם תחליטו שאתם רוצים לחדש, התבססו על העבר.
💡 התאימו הכנס לתקופה
ההישמעות להוראות משרד הבריאות מחייבות מקומות מרווחים וכאלה שניתן לאווררם בקלות (למשל, כנסים בבתי מלון). ביחנו המקומות העומדים לרשותכם באור זה. במידה ואתם מתלבטים, שתפו את הלקוח, בחירת מקום היא אבן יסוד בהצלחת הכנס.
💡 השקיעו בקשר עם יזמי הכנס
היזמים בהחלט נוטלים סיכון בהחלטה לקיים הכנס בסמיכות להתאוששות מהמגפה, הם עומדים למבחן גדול מהרגיל. השקיעו בקשר עמם בכדי שהם יכירו את הכנס מקרוב, זה ישקיט אותם.
שתפו אותם בלבטים, זה ישקיט אתכם!
💡 השקיעו בקשר עם הנרשמים
אין ספק שהמשתתפים מתגעגעים לכל מה שכנס אנושי מספק, אבל גם הם מהססים. ספקו עבורם פלטפורמת קשר בה יוכלו למצוא מענה ברור לשאלות שהם בטח שואלים.
השקיעו בעדכון וביכולת לשאול ולהשיב.
💡 מינונים
כן, הם כולם, כמוכם, סובלים מחסך חברתי. יחד עם היזמים ובעיקר הצוותים המארגנים האמונים על תוכן, מננו את הזמן למפגש ולפעילות חברתית באופן מוגבר.
💡 קיוסק התמגנות
גם אם זה לא יהיה חלק מהתקן, הקימו קיוסקים בהם ימצא כל מי שחושש את הנדרש לשמור על התגוננות יעילה בפני המגפה.
💡 העדפת המענג
בעת הזו הכנס יבחן יותר ביכולת המארגנים לענג את המשתתפים ואפילו אם על חשבון המהמם והחדשני. השתמשו בקומיקאים קורעים אפילו בליין אפ. נסו להרקיד ולהצחיק!
💡 לגעת ברגע
אם יש באפשרותכם לתקצב תעוד הרגעים האנושיים, השקיעו. האדם הופך סנטימנטלי בעת הזו. פרסום רגעים מרגשים באתר הכנס, כאלו שהאורחים גם יורידו לאלבומים שלהם, מעצים את החוויה.
💡 הבטחת העתיד
בניית אתר כנס שימשיך לכנס הבא, תוך שמירת קשר עם האורחים ובינם לבין עצמם יהיה מנוף יעיל להצלחת הכנס הבא. מתוך הנחה שכולכם בקיאים בטכנולוגיות במה, חדשנות עיצובית. מה חדש בעולמות הסאונד וההקרנה.
