חזרתי מאילת לפני כשבועיים, האמת? היה חם גיהנום! טוב, למזלי ירדתי ל’סיור לוקיישנים’ ולא לכנס.. כן, אילת היא עיר מקסימה וחלום של משפחות רבות. הים והמדבר מזמנים שפע אטרקציות ומקומות בילוי, אבל עונת הכנסים באילת מגיעה עם ה”סתיו העמוק” והופכת אידיאלית בחורף. לכן אני מבקש להציע את “רשימת אילת” שלנו בקלידוסקופ, למארגני כנסים באילת.
מלונות
מלונות אילת ברובם, מציעים אפשרויות טובות מאד עבור FIT אבל כמלונות כנסים יש לבחון את התאמת כל מלון לכנס הספציפי שלכם. יתכן שתמצאו שלוש מאות חדרים במלון אחד, או בצרוף כמה סמוכים. מעט מלונות מסוגלים לקלוט כנס שבו מליאה גדולה מ300 משתתפים. מעט מלונות יכולים להציע לצד אותה מליאה, מספר גדול של פיצולים, מעט מספר המלונות שיקלטו את כל אלה ובנוסף הפקת תערוכה בת למעלה משלושים עמדות…
מלונות להפקת כנסים באילת
התאמת חללים
במלונות מעטים חללים שגובהם מאפשר הפקת כנסים באילת go מליאה רבת משתתפים, בתנאי צפיה נאותים. בדקו גובה! חלק מחללי הפיצול החשובים אולי יאפשרו ישיבה של כמאה משתתפים, אבל גובהם לא יאפשר פרזנטציה ראויה, בדקו זוויות ראיה וגובה! בחללי כנסים ותערוכות ראויים תמצאו מערכות תקשורת שבעזרתן תמנעו מאלתור ומתקלות הנובעות ממנו… יועצים מקצועיים חובה!! האם יש לחללים שאתם שוכרים רשת חשמל שתאפשר תליית תאורה מתאימה? האם יש ‘מספיק חשמל’? יש גנרטור גיבוי?
על ציוד, טכנאים ודיילות…
אילת רחוקה מהמרכז, אין בה היצע בלתי מוגבל של ציוד תאורה, הגברה, סאונד והקרנה. בבניית תקציב עבור הפקת כנסים באילת סעיפים אלו יקראו “מחירי אילת”.. השקול להבאת ציוד וכוח אדם לאילת יבחן בצמוד למחירי טיסות/שכירת רכבים/לינה במלונות/דירות על בסיס יומי.
מופעים ושאר היבטים חברתיים בכנס
תוכנית כנס באילת מורכבת משני מרכיבי בסיס: הכנס המדעי אותו בונה צוות היגוי מדעי, והחלק הבידורי-חברתי עליו אמון צוות היגוי משותף לכנס ולחברת הפקת אירועים. המרכיב האחרון חשוב להצלחת הכנס, לכן יש להשקיע מחשבה בניצול הייחודיות של אילת כסביבת הכנס. ההתאמה למקום התרחשות האירוע (האם בתוך אולם? האם בחוץ?) תהיה בהתאם לעונה ואופי התוכנית. כמו כן, צוות ההיגוי יתאים את המרכיבים שישרתו את מטרת הפעילות (כמובן בכפוף לתקציב). לדוגמה, כנס המתקיים על חוף הים האדום הנפלא, הנושק להרי אילת והערבה, יאפשר קיום פעילויות ייחודיות בטבע – חומרי גלם מעולים ליצירה של חוויית כנס בלתי נשכחת. החל ממסע אופניים מרגש ועד לאירוע מדברי לילי תוסס וקופצני, למשל בעמודי שלמה.
בניית תוכנית חווייתית לבני הזוג והמשפחות מזמנת אתגר חשוב!
הגעה וחזרה
אילת רחוקה, ההגעה מעייפת ויקרה כשמתבצעת בטיסה. בתהליך הפקת כנסים באילת, בחנו חלופות והציעו דרכי הגעה מאורגנות על ידכם. אם תצליחו תזכו בנקודות “אם אתם ‘הולכים’ לסאן פרנסיסקו, היו בטוחים שיש פרחים בשערכם” כמאמר שיר הפולחן של ‘האימהות והאבות’ שנות השישים. אם אתם ‘יורדים’ לאילת עם כנס שעליו טרחתם חודשים רבים, היו בטוחים שיש סבלנות בצקלונכם וחיוכים לרוב!!!
