IPRED-III-Chris-Kramer111

מהי חברה להפקת כנסים ואירועים? כל הדגשים שאתם צריכים להכיר

נתבקשתי להכין הרצאה שהנושא שלה "איך להפיק כנס מושלם?" הסברתי מיד ובלי גינוני צניעות מיותרים – אין כנס מושלם. עצם החתירה לשלמות מבטיחה הצלחה. לאחר מכן הסכמתי להרצות בשינוי שם "ייחודה של חברה להפקת כנסים" ואכן קשה למצוא ארכיטקטורות מורכבות כאלה.

על המושג כנס

נתחיל בהבנת המושג כנס. אני מניח שחלקכם התחתן – יש מבינכם שנעזר במפיקים שהתמחותם אירועים פרטיים. הרושם הכללי שמתלווה לתהליך ההפקה הוא מורכבות. אפשר לפרט רשימות ארוכות של מתלות שעמן מתמודד מפיק החתונה.

נאפיין האתגרים בקטגוריות

  • קטגוריית על – קונספט המלכה הבלתי מעורערת של האירוע. המובילה!
  • שלב מקדים – בחירת מקום, קונספט מזון ומשקאות, קונספט עיצוב, הזמנות, בגדי חתן כלה, בחירת צלמים לאירוע, יצירת תכנים כמו סרטים , הכנת פלייליסט, אמנים  ועוד.
  • שלב ההכנות לקראת יום האירוע כמו – עיצוב בזמן אמת, בניית תאורה הגברה והקרנה. ליווי חתן כלה.
  • יום אירוע – חיבור כל מרכיבי האירוע למקום. תדרוך והנהגה של כל צוותי ההפקה, מסדרני החנייה, דיילות, מלצרים ועד לטכנאי הקול, אור, הקרנה. השגחה על פעולת קייטרינג מושלמת, תזמונים ועמידה על לוחות זמנים ועוד.
  • אחרי – גבייה, תשלומים, הפקת אלבומים וסרטים, תודות!
  • אחרי, אחרי –  שימוש בכל אמצעי ההנצחה (ברשות הלקוחות) לקידום מכירות של המפיקים.

את זה כולם מכירים ואני אומר, זוהי רק חלק מהמורכבות של הפקת כנסים על סוגיהם.

כנס משתף מרכיבים נוספים שהופכים את הפקתו למורכבת יותר:

  • הפלטפורמה למצגות ולפאנלים
  • המרכיב המדעי
  • הפרסומים
  • טפול במרצים
  • התערוכה
  • אולם ההרצאות – חייב לאפשר לפרזנטורים את המקום האולטימטיבי להצגת רעיונותיהם והישגיהם וזה כולל ארגון מקום שמקל על הצפייה(קריטי) אמצעים מקדמת טכנולוגיית המצגת (הקרנה, קול, אור) הבחירה במקום הכנס צריכה לשרת את מטרת הוועדה המדעית שעומדת מאחורי הכנס.
  • הוועדה המדעית – כנס מדעי מנוהל בצד המקצועי על ידי וועדה שנבחרת מחדש, לפני כל כנס, על ידי חברי האיגוד. הוועדה בוחרת את הנושא המרכזי, נושאי המשנה, המרצה המרכזי, מרצים מהעולם ובעצם כל מה שקשור לתוכן המדעי של הכנס. ההתנהלות מול הוועדה מחייבת התמקצעות והבנת הצרכים של הצד המדעי. חובה שמנהל מנוסה בתחום, מטעם חברת הכנסים, ילווה את עבודת הוועדה. שותפותו תבטיח את הגיבוי ההפקתי המיטבי. כי לחלומות צריכים בסיס.
  • הפרסומים – כנס מדעי הינו קרש קפיצה לפרזנטורים ותעודת כבוד לאיגוד. העמל מגובה בפרסומים הולמים שמעידים על השקעה בקריירה והצלחה בתחום. הכנס מספק את כל מה שנדרש לצורך הפצת הכנס , בכל מדיה אפשרית. פוסטרים, ספרי כנס והרצאות מוקלטות הן אבני יסוד לסכום כל כנס מוצלח. חברת הכנסים מתמחה בשרות זה ובאשור איכותו! הגורם המטפל בנושא מהווה נדבך חשוב בהצלחת ההפקה.
  • טפול במרצים – כאשר צוות ההיגוי המדעי מאשר את נבחרת המרצים, חברת ההפקה לוקחת את הפיקוד ומרכזת את הטיפול בכל צרכי הפרזנטציות. כי "מרצה מרוצה, לכנס מודה".
  • התערוכה – הכנס המדעי קשור באופן הדוק לגופים המסחריים שמקיפים אותו, אם בכנס רפואי עסקינן, הדוגמא הבולטת היא "חברות התרופות". אם בכנס הנדסי "חברות תעשייתיות" בתחומי המחקר של אותו איגוד.
    לדוגמא כנס מהנדסי אופטיקה יחתור למגוון של חברות מתחומי חלל, בטחון, רפואה וכיו"ב. בכנס כזה נהוג להקים תערוכה מקצועית בה מוקמים ביתנים על ידי החברות המסחריות לאחר גיבוש עיצוב ביתן לתערוכה, הביתנים משרתים הצגת הישגים, מכירת מכשור או חומרי גלם. חברת ההפקה אחראית על בניית פלטפורמת התערוכה, שיבוץ החברות, אחריות לתשתיות ולניהול התערוכה מרגע לרגע בכל מרכיבי ההפקה: תאורה, הגברה, מזון משקאות, אבטחה וקטלוג.

כל חברה שמתעתדת להפיק כנסים חייבת להצטייד במומחים בניהול מגזרי הכנס הנזכרים ועוד תחומים שנוגעים לכנסים באופן כללי.

בפרק הבא נדבר על כנסים בינלאומיים

עשוי לעניין אתכם לקרוא על –

השירותים שלנו

שתפו את המאמר

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on print
Share on email