להפוך כנס רדום לכנס דינמי שעוד ידברו בו רבות

קומפרסור לכנסים בינלאומיים – להפוך כנס רדום לכנס דינמי שעוד ידברו עליו רבות

עבור חברה להפקת אירועים וכנסים, העבודה על הפקת כנסים בינלאומיים מתחילה זמן רב לפני עצם המפגש. כאשר הייתי במשרד, למרבה הפליאה ראיתי שצוות שאני אפילו לא מכיר, בגלל הקורונה, עובד על הפקת כנס בינלאומי שיתקיים כאן ב2022. תחשבו על כנס בינלאומי, שנתיים מעכשיו, כמה תעצומות אנרגיה צריך הצוות כדי לשמר את האנרגיה לאורך המרתון הזה. לא רק צוות זקוק לאנרגיה. תחשבו על צוות ההיגוי שמניע את הכנס מצד הלקוחות. תחשבו על משתתפי הכנס שנתונים ל"הפגזה תקשורתית" מצד החברה, או האיגוד וגם מטעם חברת ההפקה. החלטתי לחלוק עמכם מחשבות על קומפרסור דמיוני, שבעזרתו נוכל להשאיר את הכנס הבינלאומי המתמשך במצב אנרגטי נכון.

עלינו לייצר:

  • מענה לציפיות לקוח
  • קשר מתמיד עם המשתתפים בכנס 
  • יצירת לו"ז אנרגטי במהלך הכנס

מענה לציפיות לקוח

הפקת כנס בינלאומי שונה מהפקת כנסים מקומי במאפיינים רבים. אחד מהפרמטרים שבהם ייבחן הכנס מתרחש במערכת היחסים שבין צוות ההיגוי של הכנס וחברת הכנסים הבינלאומיים. הלקוח מצפה להגעה של משתתפים רבים ככל האפשר מיעדים רבים ומובילים, לצד מדינות אקזוטיות. לפעמים הגעת משתתף ממדינה שאינה מקיימת עם ישראל יחסים , תעורר הדים תקשורתיים. לפעמים יהיה זה משתתף שמתהדר במוניטין רב. היום הם נמדדים לא רק במספר מאמרים, פרסומים וספרים, אלא במספרי עוקבים ברשתות החברתיות.

הפקת כנסים בינלאומיים

 

קשר מתמיד

הלקוח שלכם ידע להעריך בנייה של אתר מתוחכם, ערוץ יוטיוב, דפי פרופיל ברשתות החברתיות. את הנוכחות הזו יש להזין. חברת הכנסים מתחילה להפעיל אמצעים ליצירת נוכחות מהשקת הכנס. היום תפקיד חברת הכנסים אינו מסתכם בבניית פלטפורמת הרשום והפקת פלטפורמת פוסטרים על כל המשתמע ממנה. היא מייצרת חדשות בדרכים מגוונות. יש נטייה לזלזל ברשתות חברתיות, אבל בתפעול נכון הן מייצרות את המתח האנרגטי הדרוש. מחברות משתתפים ממדינות רחוקות לכדי סקרנות שנבנית לקראת הכנס. מדרבנות עסוק בנושאים שאולי לא הופיעו באג'נדה ושותלת שתילי שתופי פעולה שיצמחו ופרותיהם יקטפו בכנס.

יצירת לוח זמנים אנרגטי 

כנס בינלאומי נמשך בין שלושה לחמישה ימים. מבנה הכנס צפוי. בין קוקטייל קבלת פנים לגאלה. פתיחה מושקעת, או "קי נוט ספיקר". אני מזהה בשנים האחרונות ניסיונות לפריצת הלו"ז. ההבנה שמשתתפי כנסים שבעים ויש לנער את המבנים הישנים. חדשנות יצירתית בבניית לו"ז כנס מוציאה ממארגני הכנסים וצוותי ההיגוי, רעיונות שגורמים לנרשמים לכנס לצפות להפתעותקצרה היריעה מלתאר את הכלים והאפשרויות העומדים לרשות מפיקי הכנסים.

אנסה לתחום באופן כללי את תחומי הפעולה בהפקת כנסים בינלאומיים:

  • קופירייטינג לכל מרכיבי הכנס. מהזמנות , דרך בלוגים , טיפול במדיה על מרכיביה ואפילו בניהול ויז'ואלים וטקסטים דינמיים שיוקרנו בכנס.
  • שימוש מושכל בווידאו ואנימציה באתר כחלק מהקמפיין ברשת.
  • חדשנות בעיצוב החללים הפיזיים מתוך מגמה לשנות, להפתיע ולייצר עניין.
  • שתוף פיזי מוגבר של משתתפים מכל הפלחים באופן  שיגרור מעורבות.

האמצעים שהועלו ועוד רבים נועדו להבטיח ערנות וציפייה.

להחליף דפיקת כרטיס באירוע צפוי, באירוע מסקרן, הפקת אירוע שקהל המשתתפים מצפה להפתעותיו מבלי שתגרע בכהוא זה רמתו המדעית. רהיטות דובריו והערכים שהוא מנפיק בתקשורת המדעית, שהרי כך רוכשים מארגני ומשתתפי הכנס את מעמדם המדעי מקצועי.

עשוי לעניין אתכם לקרוא על –

השירותים שלנו

שתפו את המאמר

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on print
Share on email