הזיכרון הארגוני של חברת כנסים - על חשיבותו בארגון | קלידוסקופ

הזיכרון הארגוני של חברת כנסים
קלידוסקופ

קלידוסקופ

קלידוסקופ נוסדה בשנת 1999 על ידי רינה דושניצקי וידועה כאחת החברות החשובות ביותר בישראל בתחום הפקת אירועים, כנסים ותערוכות.עם קשרים חזקים והכרחיים וניסיון של שנים בתעשייה בארץ ובחו"ל, אנו מתגאים בהפקות ברמות הגבוהות ביותר למגזרי ההיי-טק, העסקיים, הרפואיים, החינוכיים ועוד.

הזיכרון הארגוני של חברת כנסים

לפני כמה ימים מצאתי עצמי מנהל דיון במשרד, על הקשיים בתהליך היציאה ממשבר הקורונה.

הטענה מולי הייתה שקשה יהיה לצאת מהמשבר בלי הצוות המיומן והמנוסה שהפעילה קלידוסקופ לפני התחלת משבר הקורונה.

אני מצאתי עצמי במיעוט, טוען שה 'זיכרון הארגוני'  משמעותי מכל מרכיב. אני מבקש להציג את טעוני.

חברת כנסים ובמיוחד כזו שכנסים בינלאומיים מרכיב חשוב בפעילותה, פועלת ברוב המקרים בתבניות נשנות.

כלומר, מרכיבי הכנסים דומים אם לא זהים ודרכי הפעולה משתפות 'מומחים' מאותם תחומי ידע ופעולה. מומחים אלה אינם עובדים באופן קבוע בחברה זו או אחרת ונשכרים בשל המומחיות למשימות משתנות.

קלידוסקופ אם כך יכולה לחזור לפעילות בכל קנה מידה ולהפיק כנסים בארץ ובעולם באופן מידי, ה כ י צ ד ?

לקלידוסקופ יש 'זיכרון ארגוני'! היא מצוידת באמצעים שהוא מעניק לגרעין הבעלות והניהול ששומר על קיומו באופן קנאי כמו מפקדה תחת מלחמה.

אני טוען שהשבתו לחיים של אותו 'זיכרון ארגוני' יכולה להתבצע על ידי חזרתם לארגון של מומחים שעבדו בו, או הפעלת מומחים עצמאיים אד הוק, בתנאי שמפת הקוד שלפיה מתנהל 'מבצע הכנס' מנווטת על ידי אותם שזוכרים את ה'דרכים' ואת 'התחנות' שעל אותה מפה.

מהו זיכרון אירגוני? להלן כמה דוגמאות:

  • מתרגמים ושרותי תרגום סימולטני הם שרות נפוץ, אבל הידע מי הם הטובים? אילו שפות חשובות? מה היקף הציוד הנלווה שמחייב תרגום סימולטני מסתכם ב'זיכרון הארגוני' בשם, כתובת ומספר נייד/ כתובת אלקטרונית. האינטראקציה מיידית, הנושא יורד מהצ'ק ליסט ומאפשר לחברת ההפקה להמשיך בלי התעכבות. הדברים חשובים בארץ ולא פחות כשהכנס מתקיים בחו"ל
  • מורי דרך חשובים מאד למה שאני קורא 'ממד החוויה' של הכנס. אותה שכבה שאינה מדעית, אבל תורמת הרבה לציון הכללי. ה'זיכרון הארגוני' ממצה בתהליך ארוך מאד את הטובים בכל נותני השירותים., הפקדת קבוצה למשך יום ואפילו חצי יום , משמעותית להצלחה! 
  • שידור ברשת נחשב לשירות נפוץ בעולם שאחרי הזום. אבל מעטות החברות שמנוסות בחיבור של הטכנולוגיה, האינטליגנציה הנדרשת לעקוב אחרי פרזנטור והפרזנטציה שלו שלפעמים משתנה…ואולי לא פחות השרותיות, היכולת להעניק לפרזנטור בטחון ממקום של נינוחות. ב'זיכרון הארגוני' של קלידוסקופ הדברים ממוינים ואני טענתי שצריכים רק להכניס את חברת ההקרנה , סאונד ותאורה שמתאימה לכנס הספציפי, לפרטי ההפקה המדויקים  בצורה של טיימליין מדויק שכל חלק שלו מגובה בליינאפ תפעולי. 
  • קייטרינג הוא ללא ספק מרכיב חשוב ביצירת 'החוויה' הזו עליה אני מדבר. ברישומי 'הזיכרון הארגוני' אנחנו ממיינים את המוצלחים שבשרותיי הקייטרינג על פי הצלחתם באירועי כנס אמיתיים לכל קייטרינג חותם, כל אחד מתאים לסוג אירוע שונה. ההתאמה תהיה אם כך סוד הצלחת החוויה.

בחרתי בכמה דוגמאות, יכולתי להביא עוד עשרות ואולי בכך לייצר מעין 'מדריך מעשי למפיקי הכנסים'.

אבל אינני יכול לצאת פטור מבלי שאשלים את תמונת 'המדריך', שהם 'שומרי הזיכרון הארגוני' אותם אנשים בחברה שחוו את תהליך הפקת הכנס, אצלנו בקלידוסקופ יותר מעשרים שנים, שיודעים להשתמש במדריך ולחפש בין דפי 'הזיכרון הארגוני' את המומחים שבעזרתם ניתן יהיה להפיק כל כנס, בכל היקף, בכל מדינה.

זהו הגרעין שלא יסולא בפז ושבעזרתו הזינוק אל  מסע ההפקה על גבי מפת הקוד שציירתי, יהיה רהוט ומוצלח!

קראו עוד בנושא:

שתפו את המאמר

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on print
Share on email

אולי גם יעניין אותך: