הפקת אירועים: איך מפיקים אירועים עסקיים מוצלח - קלידוסקופ

הפקת אירועים
קלידוסקופ

קלידוסקופ

קלידוסקופ נוסדה בשנת 1999 על ידי רינה דושניצקי וידועה כאחת החברות החשובות ביותר בישראל בתחום הפקת אירועים, כנסים ותערוכות.עם קשרים חזקים והכרחיים וניסיון של שנים בתעשייה בארץ ובחו"ל, אנו מתגאים בהפקות ברמות הגבוהות ביותר למגזרי ההיי-טק, העסקיים, הרפואיים, החינוכיים ועוד.

הפקת אירועים עסקיים

לפני שנתייחס להפקת אירועים עסקיים לחברות, הייתי מבקש להתעכב על המושג "הפקה".

אנחנו מפיקים מחצבים, לפעמים משתמשים במונח בהקשר של חשיבה "הפקנו לקח" גם "הפקנו תמצית" בכל המקרים ברור שמעורב שינויי במצב צבירה.

זהו בדיוק התהליך שאנו עוברים ב'הפקת כנס'. חומרים גנריים הופכים למותאמים לכנס הספציפי, ממקום, דרך צורה ועד לתכנים. 

בקלידוסקופ אנחנו מבחינים בהבדלים בין 'כנס עסקי' ל'כנס מקצועי' כמובן שאת כולם ניתן לכנס יחד תחת 'אמנות האירוע'.

אבל הבה נבחן את הייחוד של 'הפקת כנס עסקי' במספר היבטים:

  • מטרת הכנס העסקי
  • השותפים של הכנס העסקי
  • הכלים המרכזיים להפקת הכנס העסקי
  • אמצעים לבחינת הצלחת הכנס העסקי

הפקת אירועים עסקיים

מטרת הכנס העסקי

המטרה של אירוע עסקי הוא לקדם מוצר, אג'נדה ולפעמים אסטרטגיה. אירוע עסקי פונה לקהלים מוגדרים, רובם ככולם סוכני ההצלחה הפוטנציאליים.

ברוב המקרים של הפקות אירועים עסקיים, הכלים התדמיתיים משרתים את ההצלחה המסחרית המידית ופחות כשרות ארוך טווח למותג.

בכנס העסקי המאזן נוטה לטובת המוצר! 

שותפי הכנס העסקי

אם בכנס מקצועי, מדעי, השותפויות נבנות סביב 'תחום' או 'יעד'. ב'כנס עסקי' מטבע מטרותיו יהיו שותפים האינטרסנטים בקידום עוצמת ה'מוצר' ו'המותג'.

קלידוסקופ משתתפת כבר עשור, בעקבות מכרזים באיחוד האירופאי, בתהליך הפקת אירוע עסקי ובתערוכה שמטרתה קידום תחנות הטענה לרכב חשמלי, הכנס כולל את כל מדינות האיחוד והוא משתף מגוון שכולל יצרני רכבים חשמליים, בוני מרכזי טעינה, חברות שמנסות לשלב את המרכזים בתחנות הדלק שלהן.

יחד עם חברות להפקת חשמל ממקורות לא מזהמים, תאגידים עירוניים ומשרדי ממשלה, זהו כנס מקצועי ותדמיתי.

ב'כנס עסקי', בגלל המטרה העסקית ישתתפו אלה שמטרתם הממוקדת היא קידום מוצר.

אז הכנס יהפוך לכנס שיתמקד ביתרונות מוצר, או קבוצת מוצרים, שמין הסתם יימכר בתנאים מיוחדים למשתתפי הכנס.

ברור שגם בכנס כזה המותג מקבל מקום מרכזי. כך יצרנית של מכונית בעלת הנעה חשמלית, תתמקד בתהליך של הפקת אירוע עסקי ותקיים כנס עסקי למנהלי ציי רכב, שבו יודגמו יתרונות החדשנות של המכונית, כחלק מעולם מתחדש ונקי.

הרכב, מותג החברה היצרנית והתועלת לחברה שתשתמש בהן.

מבנה הכנס, ה'תערוכה' בה יוצג , משרתים מטרה עסקית ברורה. ב'קלידוסקופ' למדנו לתרגם את השוני לדרכי פעולה ייחודיות.

הפקת אירוע עסקי

הכלים להפקת כנס עסקי

כאן נדון במספר כלים בלבד שללא ספק ישדרג את האירוע שלכם, בגלל קוצר היריעה:

  • בחירת מקום – מכיוון שלמיצוב של הכנס העסקי חשוב, יש להניח שבחירת המקום תתחבר לערכים וליתרונות שהיוזמים מבקשים להפיק מהבחירה. כך לדוגמא בכנס עסקי לאותם מנהלי ציי רכב, המשתתפים יזומנו בקבוצות קטנות, הם יגיעו למקום ייחודי שממוקם בטבע, בנהיגה על הרכבים המיועדים ל'קידום'. באותו מקום יתנהל כנס אינטימי שיכלול הצגת יתרונות לארגון ולכדור הארץ, אירוח שמבליט חשיבה זו, בסיומו של הכנס יוחזרו לנקודת המפגש. היתרונות ברורים בכל המישורים!  ל'קלידוסקופ' יש אחריות להתאים את האירוע למקום של כל אירוע ואנחנו מתאמצים לצאת מהקופסא למען הצלחת הלקוח.
  • לו"ז – סדר היום של 'כנס עסקי' מתרכז ב'תועלת'. ההנחה היא שאין אלה קבוצות שהקשר שלהן מתמשך. אין ממד חברתי חשוב והלו"ז יבליט את הנדרש מ'המותג'. ההבנה הזו מתרגמת לחידוד חוויית הכנס!
  • מיצוב – הבחירה במיצובו של כל כנס היא קריטית. לפעמים עיצוב שמשדר יוקרה משרת את תחושת המוזמנים, לפעמים הוא מוגזם. ב'כנסים עסקיים' הלקוח ,שאמור לרכוש ממוצרי המותג, חייב להיות משוכנע שהחברה יודעת היטב את מצבו וצרכיו…אצלנו ב'קלידוסקופ' אנחנו ממליצים באופן גורף ליצור  אווירת אחידות במקום פערים. הימנעות מלהחמיא רק ללקוחות הגדולים, אלה מקצת האתגרים.
  • יחידת הקשר – הקשר ללקוח העסקי חשוב מאד, ההיכרות העסקית בינו למותג ולמוצר , היא נדבך חשוב בבחירתו. המשכיות ורציפות, מצגות ברמה גבוהה וממד אישי יקדמו את בחירתו ! בקלידוסקופ לומדים כל הזמן את קדמת  טכנולוגיות המצג לטובת לקוחותינו.

זו רק הדגמה לייחוד הכלים בכנס העסקי ובמיוחד בהפקת אירועים עסקיים.

בחינת ההצלחה

המדדים להצלחת כנס עסקי נראים פשוטים ומובנים ולא היא! אכן בקלות תוכלו לקבל רשימה בה תפורטנה רכישות. אבל לתוצאה המיידית יש להכניס גם פרמטרים של שביעות רצון שתתבטא בהמשך הקשר לקוח ספק.

ניתן ללמוד הרבה מדו"חות של כל אירוע.

אנחנו בקלידוסקופ ממליצים על מנגנוני שמירת קשר! מתעדכנים בחדשנות בהפקת אירועים עסקיים והכל למען הצלחת 'הכנס העסקי'

שתפו את המאמר

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on print
Share on email